¿Qué Es un Plan de Comunicación y Por Qué mi Empresa Debería de Tenerlo?

En Cares NVI llevamos 50 años creando y gestionando la comunicación de cientos de empresas. En este post de contamos por qué tu negocio no puede seguir sin un plan de comunicación.

Cualquier tipo de empresa, desde un pequeño negocio local a una multinacional, tiene que tener en cuenta la comunicación que realiza y la que finalmente llega a su público objetivo; a través de cualquier canal: interno o externo, online u offline. 

Esta comunicación corporativa nunca debe de alejarse o perder de vista los valores de la propia empresa y debe ajustarse a unos objetivos claros y precisos: ¿Que queremos transmitir? ¿Cómo vamos a conseguirlo? Estas y muchas otras preguntas son las que deberemos de dejar plasmadas en nuestro Plan de comunicación, antes de lanzarnos a relacionarnos con nuestros clientes sin más.

Podemos entender el plan de comunicación empresarial como una hoja de ruta que incluya a todos los departamentos de la empresa. En ella, plasmaremos de forma clara y concisa las tareas y objetivos de comunicación a alcanzar. Pero ¿qué debe contener ese documento? 

7 pasos que debe contener todo plan de comunicación

1- Análisis interno y externo
Quizá cuentes con los medios suficientes para hacer un estudio de mercado que te permita situar tu producto y tu empresa en un entorno global para analizar a qué te enfrentas y “contra quién”. Pero si no es así, no te preocupes, una aproximación clara y objetiva sirve. Esto quiere decir que deberemos de fijarnos en quién es nuestra competencia y qué hace, además de tratar de averiguar cómo lo hace.
Tan importante como todo lo anterior es mirar “hacia dentro” y poner encima de la mesa las posibles oportunidades y amenazas a las que nos debemos de enfrentar, así como afrontar nuestras debilidades y poner en valor nuestras fortalezas; o lo que es lo mismo, llevar a cabo el manido análisis DAFO.
Estos dos procesos nos permitirá conocer la situación real en que se encuentra la organización y nos servirá para planear una estrategia de comunicación de futuro.

2- Acotar los objetivos
Llegados a este punto es importante ponernos las gafas de “realidad” antes de establecer los objetivos que queremos alcanzar ya que de ello dependerá la efectividad o no de cualquier plan de comunicación. No se trata de hacer una lista de deseos de lo que nos gustaría, si no de establecer unos objetivos S.M.A.R.T. Es decir:
– Specific (específicos)
– Measurable (medibles)
– Achievable (alcanzables)
– Result-oriented (orientados a resultados)
– Time-limited (establecidos para un periodo de tiempo determinado)
No olvides que estos objetivos deben de ir unidos a las acciones para llevarlos a cabo. Es decir, debemos ser realistas para poder abarcar esos objetivos siempre y cuando los recursos de la empresa nos permitan.

3- Definición del público objetivo
Tenemos que decidir a quién vamos a dirigir nuestra comunicación, para ello es indispensable conocer muy bien a nuestra buyer persona. Es decir, construir una representación semi-ficticia de nuestro consumidor final (o potencial) a partir su información demográfica, comportamiento, necesidades y motivaciones. Al final, se trata de ponernos aún más en los zapatos de nuestro público objetivo para entender qué necesitan de nosotros.

4- Mensaje y canales
Hay dos palabras asociadas a todo mensaje: claro y adecuado. Pero, ¿qué significa esto? Que debemos ser claros en nuestra forma de comunicarnos dejando de lado las medias tintas y poniendo el foco en llegar a las personas a las que queremos dirigirnos.
Un buen mensaje es conciso y directo, gramatical y ortográficamente perfecto que incluya un contenido acorde a las necesidades e intereses del receptor.
Además, este mensaje debe adecuarse a los canales en los que vamos a utilizarlo. No es lo mismo usar la comunicación offline (radio, televisión, revistas especializadas…) que la online (web, blog, redes sociales…).
De ahí que debamos definir nuestros mensajes y relacionarlos con los canales que vamos a utilizar para llegar a nuestro público objetivo.

5- Recursos y presupuesto
Hay tres elementos básicos que debemos de poner sobre la mesa para abordar este punto. Debemos conocer con exactitud los recursos con los que contamos (materiales y no materiales), la partida económica que vamos a destinar a las acciones necesarias para alcanzar los objetivos así como los empleados y/o recursos humanos necesarios para llevarlo a cabo.

6- Plan de acción y calendario
Una vez establecido y delimitado cada uno de los pasos anteriores es el momento de poner sobre la mesa el plan de acción que vamos a llevar a cabo para cumplirlo así como el timing que necesitaremos o del que nos valdremos para conseguirlo. Es decir, es el momento de plasmar qué vamos hacer y cuándo lo vamos hacer.

7- Evaluación de resultados
Es el momento de conocer, analizar y profundizar en nuestro plan de comunicación. Una vez puesto en marcha cada uno de los pasos necesarios para llevar a cabo nuestro plan de comunicación, realizado las acciones oportunas que nos lleven a conseguir nuestros objetivos, el último y más importante paso es evaluar los resultados conseguidos.
No se trata tanto de resolver si ha funcionado o no. Si no de poner en valor lo conseguido y ver cómo podemos mejorar o qué debemos cambiar para alcanzar aquello que no logrado.

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